電話代行ってどんなサービス?
電話代行とは、電話の対応を電話代行会社のオペレーターに代行してもらうサービスのことを指します。電話代行サービスを利用するメリットは、第一に業務の効率化という点が挙げられます。顧客や企業からの問い合わせなどの電話対応によって業務が停止することがなくなるので、時間だけでなく電話対応スタッフを雇うための経費も削減出来るのです。また、対応担当者の不在によって重要な電話が受けられず、契約が流れてしまうなどの機会損失リスクを防止することにも役立ちます。
ただし、電話代行サービスにはデメリットもあります。第一に、社内の情報を代行業者へ伝えなければならないので、社内の重要な情報を外部へ流出させてしまう危険性があります。また、費用の面にも気をつけなくてはなりません。電話代行業者と契約した一月の上限コール数を超えた場合、高額な追加料金を請求される場合があるので、利用の際は契約をしっかり読むようにしましょう。
電話代行と秘書代行の違いって?
電話代行に似た言葉として秘書代行というものがあります。この二つのサービスは、基本的には大きな違いはありません。どちらも電話対応をするという点では同じように業務を行ってくれます。しかし、「秘書」という言葉には、社長や役員の代わりに雑務を行うため、社内のあらゆる業務に通じ把握しているというイメージがあります。そのため秘書代行は、社長や役員、担当者が不在であっても正確な電話対応を行える専任的なサービスである傾向が見られます。 一方電話対応は、依頼者の指定に従って一律的な対応を行う傾向があります。 とはいえ、これらの違いは明確なものではありません。電話代行を銘打つ業者であっても質の高いサービスを提供する業者はあり得ますので、まずはお試し期間などのサービスを利用して実際に依頼してみるのがよいでしょう。